Comunicarea și managementul bazelor de date pentru ONG-uri: probleme rezolvate cu soluțiile Website Factory: ONG și PAUL

ONG-urile își dedică întregul timp, dar și abilitățile și activitatea, pentru a construi o societate mai funcțională. Fiecare problemă pe care o identifică devine implicit o problemă generală pentru toți cetățenii țării noastre. Instrumentele digitale pot fi un aliat foarte puternic pentru organizații și le pot ajuta să devină eficiente, rapide și sustenabile pe termen lung.

În cadrul Code for Romania am proiectat și construit un ecosistem pentru societatea civilă, menit să ofere sprijin în operațiunile lor de zi cu zi, ajutând organizațiile să fie mai rezistente, să lucreze mai bine și mai rapid și să fie mai pregătite pentru orice fel de situații.

Am identificat o serie de domenii cheie care se dovedesc a fi foarte vulnerabile pentru ONG-uri, acestea necesitând sprijin pentru activitatea lor operațională și ajutor pentru a se concentra mai mult pe eforturile din domeniile lor de expertiză în detrimentul celor de supraviețuire. Cu cât devin mai organizate și structurate, cu atât vor avea mai mult impact în activitatea lor, indiferent de domeniul în care își desfășoară activitatea.

În primul rând, gestionarea prezenței online este o sarcină în sine și cu siguranță nu este una simplă. A avea un site web actualizat, eficient, scalabil în funcție de device-ul de pe care este accesat și ușor de utilizat nu este la îndemâna oricui. Mentenanța recurentă a acestuia poate fi o povară și mai mare. Multe ONG-uri nu au cunoștințe despre utilizabilitate, arhitectură informațională, proiectarea interfeței și adoptarea de practici în definitivarea structurii site-ului în funcție de comportamentul general al utilizatorilor. Chiar dacă nu este responsabilitatea lor să aibă aceste cunoștințe, este necesar să aibă acces la soluții construite pe baza caracteristicilor de mai sus. Aproape toate ONG-urile care caută sprijin prin programul nostru, Civic Tech 911, ne-au cerut unul dintre următoarele două lucruri: dezvoltarea unei pagini de donații pentru a ajuta la creșterea numărului de contribuții din partea donatorilor individuali și design-ul, redesign-ul sau mentenanța/suportul pentru website-ul lor principal. Pandemia a accentuat această nevoie deoarece accesul la donatori, voluntari și noi audiențe a devenit un obiectiv greu de atins pentru organizațiile care, din lipsă de timp și fonduri, și-au neglijat website-urile.

În al doilea rând, ONG-urile lucrează cu o mulțime de baze de date. Baze de date cu voluntari, donatori, susținători, finanțatori și, în funcție de tipul lor de activitate, cu alte tipuri de baze de date (de exemplu o organizație precum Expert Forum lucrează cu baze de date care conțin informații despre monitorizările alegerilor de pe urma cărora scot rapoarte specifice). Din cauza lipsei de educație digitală în acest domeniu, lucrul cu toate aceste informații până în punctul în care o organizație poate lua decizii bazate pe date, este un proces foarte complicat care durează zile întregi. Având în general puțin timp la dispoziție, ONG-urile pur și simplu nu reușesc să analizeze aceste date pe care le dețin și să le transforme în oportunități de proiecte mai bune sau de atragere mai eficientă de finanțări. De exemplu, puteți lucra cu baza de date a celor înscriși la newsletter-ul vostru pentru a identifica persoanele care și donează pentru organizație, putând astfel să-i includeți într-o campanie de mulțumiri, să-i motivați să-și crească donația sau să contribuie la a mări numărul de donatori. Însă o astfel de campanie cere timp și multă pricepere tehnică. PAUL este un manager de baze de date care vă ajută să puneți în ordine toate bazele voastre de date și ușurează accesul și potrivirea informațiilor ca să puteți lucra eficient cu datele pe care le dețineți. Puteți de exemplu introduce un fișier Excel cu voluntarii și unul cu donatorii ca să vedeți unde sunt suprapuneri. Apoi exportați lista de voluntari carea donează și îi răsplătiți cu un mesaj de mulțumire sau cu un eveniment dedicat; sau puteți exporta lista celor care nu sunt donatori și să îi includeți într-o campanie de tip newsletter în care să-i rugați să vă susțină pe viitor. Acesta este un singur exemplu de acțiune pe care o puteți face cu soluția PAUL.

Ecosistemul Code for Romania are mai multe soluții realizate și care sunt dedicate societății civile, le puteți consulta pe website-ul nostru, la https://code4.ro/ro/ong-hub

Știm că lista problemelor ONG-urilor este mai lungă, dar trebuie să începem de undeva. Și trebuie să fim realiști atunci când dezvoltăm sisteme, să nu punem doar niște plasturi temporari. Soluțiile construite și lăsate în vânt nu sunt sustenabile. Tot ce dezvoltăm pentru ONG-uri trebuie actualizat și făcut disponibil oricând și de oriunde pentru fiecare organizație în parte. Am făcut deja câțiva pași importanți. Ecosistemul pe care îl dezvoltăm pentru societatea civilă a soluționat deja câteva probleme critice ale sectorului precum strângerea de fonduri (prin Redirectioneaza.ro sau RoHelp.ro), sau reprezentare (prin VotONG.ro)