Dosarul digital poate înlocui dosarul cu șină pentru asistenții sociali

Profesioniștii care activează în domeniul serviciilor sociale, în cadrul instituțiilor de stat sau al organizațiilor neguvernamentale au acum la dispoziție, gratuit, „Dosarul Digital” al beneficiarului. Acesta constituie alternativa electronică a dosarului clasic, cu șină, și vine în sprijinul asistenților sociali, facilitându-le realizarea documentației, dar și accesul la istoricul beneficiarilor, totul în condiții de siguranță a procesării datelor. Proiectul a fost finanțat de Fundația Vodafone România cu un buget de 240.000 de lei prin programul strategic „Connecting for Good” și a fost dezvoltat de Fundația Dezvoltarea Popoarelor Filiala Cluj (FDP Cluj), fiind proiectat de  Code for Romania în cadrul programului Civic Labs. 

Alături de FDP Cluj, primii utilizatori ai Dosarului Digital sunt asistenții sociali ai Direcției Generale de Asistență Socială a Municipiului București, respectiv cei ai Direcției de Asistență Socială și Medicală Cluj-Napoca, Facultatea de Sociologie și Asistență Socială a Universității Babeș-Bolyai Cluj-Napoca și Fundația de Abilitare „Speranța”. 

Suntem conștienți de rolul digitalizării în cadrul instituției noastre și, totodată, deschiși către această nouă provocare. Sub presiunea continuă a timpului, ne bucurăm că putem testa și implementa o aplicație digitală menită să ușureze munca asistenților sociali, un instrument care poate deveni indispensabil profesioniștilor din acest domeniu. Soluția le permite să își desfășoare activitatea de zi cu zi, de oriunde și oricând, având acces rapid și securizat la datele necesare îndeplinirii sarcinilor zilnice. Mai puțină muncă manuală și o productivitate îmbunătățită a asistentului social sunt doar câteva dintre beneficiile acestei aplicații digitale, beneficii care ne vor ajuta să obținem eficiență, rapiditate, productivitate și o reducere considerabilă a erorilor

Cosmina Simiean Nicolescu
Director General al Direcției Generale de Asistență Socială a Municipiului București (DGASMB)

Aplicația poate fi descărcată, deocamdată, pe dispozitive cu Android din Google Play, versiunea pentru iOS urmând să devină disponibilă în perioada următoare. 

Pentru utilizarea soluției, organizația sau instituția care dorește să integreze în practica de lucru „Dosarul Digital” solicită pe platformă un cont de utilizator, după crearea cărui putând genera conturi pentru fiecare dintre angajații săi. 

Printre avantajele utilizării „Dosarului Digital” se numără colectarea datelor despre beneficiari în format electronic, păstrarea unui istoric al acestora accesibil oricând, de pe telefon, tabletă, sau PC, raportarea simplificată către Direcțiile Generale de Asistență Socială, dar și reducerea timpului alocat centralizării, transcrierii și construirii de rapoarte, datele putând fi colectate și introduse în platforma „Dosarul Digital” în timp real. Nu în ultimul rând, soluția permite configurarea unor formulare conform nevoilor fiecărei organizații sau instituții.

Dosarul Digital este un instrument util și pentru organizațiile care activează în zone vulnerabile, unde accesul la servicii pentru membrii comunității este redus sau inexistent, pentru că permite colectarea recurentă a informațiilor, spre exemplu, privind starea de sănătate a acestora. O situație des întâlnită este cea a femeilor însărcinate din aceste comunități care, în mod frecvent, ajung pentru prima oară la medic în momentul nașterii. O monitorizare a sănătății viitoarelor mame pe tot parcursul sarcinii ar face mult mai eficientă acordarea asistenței medicale, atunci când este cazul, medicii având acces la o fișă minimală de sănătate a beneficiarelor.

Organizațiile neguvernamentale acreditate ca furnizori de servicii sociale și serviciile de stat au obligativitatea de a completa o documentație stufoasă sub forma unui dosar în format fizic, numit „dosarul beneficiarului”. Conform unui sondaj pe bază de chestionar aplicat de FDP Cluj în perioada ianuarie- iunie 2020 în rândul a aproximativ 100 de angajați din organizații neguvernamentale și din direcții de asistență socială din toată țara, 50 dintre aceștia au afirmat că alocă 75% din timpul de lucru pentru a completa dosarele beneficiarilor, iar 48 au declarat că dosarele conțin mai multe documente în care este necesară completarea acelorași informații. Un alt factor ce îngreunează activitatea asistenților sociali este nevoia de a reveni constant la documentația de monitorizare întocmită anterior.